Pdf’s toegankelijk maken: dit verdient nu jouw aandacht

Geschatte leestijd: 9 minuten

Pdf’s toegankelijk maken is belangrijker dan ooit. Communicatie wordt namelijk steeds digitaler en de regels worden steeds strenger. Denk bijvoorbeeld aan de European Accessibility Act (EAA) – die vanaf eind juni 2025 gaat gelden. Het wordt steeds belangrijker dat je digitale documenten en je gehele klantcommunicatie voor iedereen toegankelijk gaat zijn.

Ongeveer 16 procent van de personen op de wereld hebben namelijk een beperking. Deze beperking kan gevolgen hebben op hoe zij digitale content tot zich kunnen nemen.

In dit artikel gaan wij dieper in op waarom de toegankelijkheid van pdf-bestanden belangrijk is. Welke standaarden zijn er? Tot slot bekijken wij hoe je jouw documenten goed kan opmaken, zodat iedereen deze juist kan ‘lezen’.

Wat is een pdf-bestand?

Pdf staat voor Portable Document Format. De kans is groot dat je er regelmatig mee in aanraking komt. Brieven, facturen en hele magazines – het past allemaal in een pdf-bestand.

Gebruik je echter een verkeerde opmaak of een standaard pdf? Dan kunnen deze documenten ontoegankelijk zijn voor mensen met een beperking. Deze personen gebruiken namelijk vaak hulptechnologieën, zoals schermlezers.

Maak je alinea’s verkeerd op? Dan leest een schermlezer jouw teksten in de verkeerde volgorde voor. Zo komt jouw verhaal totaal niet over.

Tag je afbeeldingen niet? Dan mist een persoon met een visuele beperking mogelijk belangrijke informatie. Deze doelgroep bereik je hierdoor niet.

Zijn knoppen te klein? Een persoon met een fysieke beperking heeft dan hulp nodig. Deze kan dus niet zelfstandig met jouw organisatie contact opnemen of een bestelling plaatsen.

Wat het betekent om pdf’s toegankelijk te maken?

Een toegankelijke pdf is dus een document die iedereen kan lezen. Maar wat houdt dat in?

Een toegankelijk pdf-document bevat belangrijke elementen die hulpmiddelen kunnen gebruiken. Zo kunnen bijvoorbeeld schermlezers de inhoud van Direct Marketing berichten juist lezen en voorlezen.

De belangrijkste kenmerken van een toegankelijke pdf zijn:

1. Een logische documentstructuur met koppen, paragrafen en lijsten;
2. Alternatieve tekst voor afbeeldingen en grafieken;
3. Een juiste leesvolgorde, zodat een schermlezer de inhoud van het document in de juiste volgorde voorleest;
4. Herkenbare en navigeerbare linkjes, dus geef meer informatie dan alleen “klik hier”;
5. Toegankelijke formuliervelden, zodat iedereen weet wat in welk veld moet;
6. Voldoende contrast tussen kleuren, bijvoorbeeld minimaal 4.5:1 voor teksten;
7. Duidelijke metadata over bijvoorbeeld de taal en de titel van het document. Zo wordt jouw brief in de juiste taal voorgelezen.

Er is een pdf-standaard die je voor de toegankelijkheid kan gebruiken, namelijk pdf/ua. Ua staat hier voor Universal Accessibility. Een pdf die aan deze standaard voldoet, wordt vaak een “getagde pdf” of “compliant pdf” genoemd. Later hier meer over.

Wat doe je met al je bestaande pdf-bestanden?

De kans is groot dat je organisatie heel veel bestaande pdf-documenten heeft. Deze staan in je archief, mijn-omgeving of gewoon op je website. Waarschijnlijk kan niet iedereen deze documenten goed gebruiken. Gelukkig is er een proces om dit op te lossen.

Dit noemen wij ook wel remediëring. Je kan je pdf’s natuurlijk ook handmatig aanpassen. Voor grote ondernemingen is dit echter niet haalbaar. Zij hebben gewoonweg te veel bestaande documenten.

Waarom is pdf-toegankelijkheid nu belangrijker dan ooit?

Digitale toegankelijkheid krijgt de laatste tijd steeds meer aandacht. Dit komt onder andere door de EAA die in juni 2025 in werking treedt. Vanaf dat moment moeten digitale documenten toegankelijk zijn voor mensen met beperkingen.

Ook in de Verenigde Staten (VS) zijn ze bezig, namelijk met Section 508. Deze wet wordt binnenkort aangescherpt.

Er is groeiend bewustzijn en inclusiviteit

Daarnaast zien bedrijven steeds meer in dat inclusiviteit niet alleen het juiste is om te doen. Het is ook nog eens verstandig. De doelgroep – in Nederland alleen hebben meer dan twee miljoen personen een beperking – is namelijk flink. Het kan niet anders dan dat daar passende klanten tussen zitten.

Rekening houden met personen met een beperking kan daarnaast ook de reputatie van je merk versterken. Zo kan je klanten aantrekken die diversiteit en inclusie belangrijk vinden.

De verschillende standaarden voor digitale toegankelijkheid

Ga je aan de slag met digitale toegankelijkheid? Dan is het belangrijk om een stel relevante standaarden te kennen en deze te snappen.

Dit zijn:

Pdf/ua (pdf Universal Accessibility)

Pdf/ua is de standaard voor toegankelijke pdf’s. Deze standaard stelt vast hoe je een pdf-document moet opbouwen en structureren. Zodat het documenten leesbaar is voor hulptechnologieën. Belangrijke elementen zijn:

1. Juiste tags voor de structuur, zoals H1, H2 en H3 tags;
2. Alternatieve tekst voor niet-tekstuele elementen, zoals afbeeldingen en grafieken;
3. Een logische volgorde van je teksten;
4. Metadata voor het vaststellen van de taal;
5. Een beschrijvende naam van het document.

Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)

De WCAG-richtlijnen zijn ontwikkeld door de World Wide Web Consortium (W3C). In deze richtlijnen staat hoe je digitale content toegankelijk kan maken. Zo zijn jouw e-mails, pdf-documenten en websites door iedereen te gebruiken.

De richtlijnen leunen op vier principes:

1. Waarneembaar: Alle personen moeten de informatie kunnen zien en horen;
2. Bedienbaar: Iedereen moet de knoppen en linkjes kunnen gebruiken;
3. Begrijpelijk: Alle ontvangers moeten de informatie in het document kunnen bedienen en begrijpen;
4. Robuust: Content moet robuust zijn, zodat de gebruiker en software deze betrouwbaar kan interpreteren. Ook na een update.

Deze vier principes zijn ook de vier pilaren die voor de European Accessibility Act wordt gebruikt. Meer informatie over deze vier pilaren vind je hier.

Praktische stappen om je pdf-document toegankelijk te maken

De uitdaging van het toegankelijk maken van pdf’s kan je op twee manieren benaderen, namelijk:

1. Toegankelijkheid toevoegen aan het ontwerpproces

Het meest efficiënte is om je pdf-documenten al vanaf het begin toegankelijk te maken.

Dit kan je doen door:

1. Software te gebruiken die toegankelijke documenten kan maken;
2. Sjablonen te maken die voldoen aan standaarden;
3. Auteurs en ontwerpers op te leiden over toegankelijkheid, zodat zij bekend zijn met het onderwerp.

Gebruik je moderne software – bijvoorbeeld die van Quadient – voor het maken van je klantcommunicatie? Dan kan je al toegankelijke pdf-documenten, e-mails en andere content creëren. Zo ben je klaar voor de toekomst.

2. Bestaande documenten achteraf toegankelijk maken

Voor archieven, mijn-omgevingen en websites met bestaande pdf’s is remediation (remediëring) nodig. Remediëring is het proces waarmee je extra informatie toevoegt aan een bestaande standaard pdf. Zo maak je van een standaard pdf, een toegankelijk pdf/ua-document.

Dit kan je op verschillende manieren doen:

1. Handmatige remediëring met tools zoals Adobe Acrobat Pro;
2. Geautomatiseerde oplossingen voor hoge volumes, bijvoorbeeld met Inspire Adapt;
3. Hybride benaderingen voor complexe documenten.

Met de juiste oplossing kan je vrijwel elk bestaand document toegankelijk maken. Het maakt niet uit of het bestand uit een bedrijfsarchief of uit een andere externe bron komt.

Maak vandaag nog je eerste stap naar toegankelijke pdf’s

Het toegankelijk maken van pdf-documenten is niet alleen een steeds strenger wordende wettelijke verplichting. Het is ook een ethische keuze die zakelijke voordelen biedt. De European Accessibility Act treedt binnenkort in werking. Het is dus nu het moment om in actie te komen.

Begin met een inventarisatie van je bestaande pdf’s en bepaal waar je wil beginnen. Investeer vervolgens in training voor je team. Zo is iedereen op de hoogte van de principes achter toegankelijke klantcommunicatie. Overweeg ten slotte om software te gaan gebruiken voor het maken en aanpassen van toegankelijke documenten.

Maak je jouw pdf’s toegankelijk? Dan bescherm je jouw organisatie dus niet alleen tegen juridische risico’s. Je toont de buitenwereld ook dat je organisatie begaan is met alle klanten.

Toegankelijkheid is geen eenmalige actie. Het is een doorlopend proces dat een standaard onderdeel moet worden van je werkwijze.

Wacht niet langer. Begin vandaag nog met het toegankelijk maken van je pdf-documenten. Zo zorg je ervoor dat je digitale klantcommunicatie en gepersonaliseerde campagnes echt voor iedereen beschikbaar is. Je klanten, zeker die met een beperking, zullen je dankbaar zijn.

Wil je meer weten hoe je de toegankelijkheid van je documenten moet aanpakken? Neem contact met ons op of boek een gratis online consult.