Elke factuur, polis of servicemelding die je verstuurt, vertelt je klant iets over je organisatie. Komt een bericht niet aan? Gebruik je het verkeerde kanaal? Is het bericht niet toegankelijk voor de ontvanger? Dan kost dat vertrouwen. Transactionele communicatie uitbesteden aan Impress betekent: altijd het juiste bericht, op de juiste manier verstuurd en voor iedereen te lezen en te horen. Wil je jouw transactiemail uitbesteden? Wij regelen het voor je.
Fouten in transactionele communicatie zijn kostbaar. Verkeerde polissen, gemiste facturen of dubbele verzendingen schaden het vertrouwen van je klant. Dankzij closed loop technologie werken wij met een nauwkeurigheid van 99,999%. Elk bericht is traceerbaar en uniek voor elke ontvanger.
Jouw klant weet zelf heel goed hoe deze berichten wil ontvangen. Wij versturen daarom via e-mail, print, WhatsApp Business, sms en MijnOverheid. Al deze berichten versturen wij vanuit één platform. Hierdoor hou je overzicht, heb je één aanspreekpunt en hoef je niet te schakelen tussen meerdere leveranciers.
Sinds 2025 zijn organisaties wettelijk verplicht om digitale communicatie toegankelijk te maken voor iedereen. Daar helpen wij maar al te graag mee. Zo werken je pdf’s met schermlezers, zijn je formulieren te bedienen met een toetsenbord en zijn je berichten door iedereen te lezen en te begrijpen.
Jouw klant kiest zelf hoe hij berichten van jouw organisatie ontvangt. Wij versturen transactiemail daarom via alle gangbare kanalen. Fysiek en digitaal vanuit één platform, met één aanspreekpunt. Zo hou je eenvoudig het overzicht.
Snel en schaalbaar. Met hoge deliverability in jouw huisstijl.
Fysieke brieven geprint, gecouverteerd en verstuurd.
Berichten via WhatsApp Business. Veilig en direct op de telefoon.
Kort en direct. Ideaal voor meldingen en herinneringen
Jouw organisatie verstuurt transactiemail natuurlijk via het kanaal dat past bij de voorkeuren van jouw klant. Wij zorgen er niet alleen voor dat jouw berichten aankomen, maar ook dat klanten jouw berichten lezen.
Komt een e-mail wel aan, maar klikt jouw klant niet door? Dan sturen wij bijvoorbeeld automatisch een herinnering. Wij kunnen hier hetzelfde kanaal voor gebruiken of een andere.
Zo maak je van één transactioneel bericht een volledig klanttraject.
Transactiemail uitbesteden aan Impress is eenvoudig. Jij levert de data aan, wij regelen de rest.
Het proces werkt in drie stappen:
Voor dagelijkse verzending koppel je bijvoorbeeld via een directe API-koppeling aan onze systemen. Verstuur je jouw transactionele berichten periodiek? Dan kan je alle berichten verzamelen en vervolgens alles als een batch aanbieden.
Wij zetten de aangeleverde data om in gepersonaliseerde documenten. Elke klant krijgt dus een eigen en uniek bericht.
Vervolgens verwerken wij alles. Fysieke brieven worden geprint en gecouverteerd. Met behulp van QR-codes en camera’s volgen onze systemen elke stap in het proces. Dit noemen wij onze closed loop aanpak. Zo weten wij zeker dat de juiste brief in de juiste envelop zit.
Moet er een brochure of flyer als bijlage mee in de envelop? Dan stoppen wij die er ook in.
Ten slotte versturen wij je transactiemail via het voorkeurskanaal van jouw klant. Dat kan een fysiek bericht zijn of een digitale. Je kan ook voor allebei kiezen.
De opmaak en inhoud van jouw documenten staan vaak vast. Alleen de dynamische velden worden per ontvanger aangepast. Denk daarbij aan namen, adressen en bedragen. Het kunnen daarnaast ook hele alinea’s zijn. Wij beheren dit proces volledig voor je.
Wil je zelf de volledige controle over je documentworkflows hebben? Dat kan ook. Wij bouwen dan een volledig Customer Communications Management (CCM) platform voor je. Zo beheer je zelf je templates en workflows en ben je niet afhankelijk van ons.
Een eigen printafdeling draaien is duur. Denk aan machines, onderhoud, salaris, papier en porto. Transactiemail uitbesteden bij Impress verlaagt je kosten direct.
Je profiteert dan van:
Besteed je transactionele communicatie uit. Zo houd je meer tijd en budget over voor de kernactiviteiten van je organisatie.
Transactionele communicatie bevat vaak privacygevoelige informatie. Denk bijvoorbeeld aan de bekende NAW-gegevens, gevoelige medische informatie en persoonlijke financiële gegevens.
Jouw klanten vertrouwen erop dat die informatie altijd veilig is. Wij nemen die verantwoordelijkheid serieus.
Enkele van onze certificeringen:
Onze processen worden intern en extern geauditeerd. Zo weet jij zeker dat jouw data bij ons in goede handen is. De rest van onze certificeringen vind je hier.
Een fout in een brief die al verstuurd is? Dat kost vertrouwen. Met een unieke QR-code per brief zie je welke brieven klaar zijn en welke nog in de wachtrij staan. Toch ergens een fout? Dan haal je een brief zelf uit de productie en bied je hem vervolgens opnieuw aan.
Printvolumes dalen. Steeds meer klanten kiezen namelijk voor digitale transactiemail. Die overgang verhoogt de efficiëntie, vermindert de porto en het gebruikte papier en versnelt de bezorging. Wij helpen je in die stap. Fysiek waar het moet, digitaal waar het kan.
Klantondersteuning heeft altijd de meest actuele informatie nodig. Jouw uitgaande berichten sturen wij daarom direct door naar je archief of CRM. Zo heeft jouw team altijd toegang tot een volledig overzicht. Je klant kan daarnaast alles terugvinden in de mijn-omgeving.
Gevoelige documenten mogen nooit in verkeerde handen vallen. Impress Digital Vault lost dat op. Jouw ontvanger krijgt een versleuteld bericht. Vervolgens krijg jij bewijs van verzending, ontvangst én of het bericht gelezen is. Zo voldoe je altijd aan AVG en DORA. Meer over Digital Vault.
Eén gemiste wetswijziging kan grote gevolgen hebben. En de wet- en regelgeving rond transactionele communicatie verandert regelmatig. Denk bijvoorbeeld aan de AVG, DORA en de toegankelijkheidswetgeving. Wij houden al deze regels in de gaten en passen onze processen daarop aan. Zo hoef jij je daar niet bezig te houden.
Een onbeantwoorde reactie op een transactioneel bericht is een gemiste kans. Is er een reactie? Dan classificeren en verwerken wij die voor je. Handgeschreven reacties worden gelezen, verrijkt en daarna verwerkt. Zo heeft jouw klantondersteuning altijd betrouwbare en actuele informatie om snel op te volgen.
Transactionele communicatie, ook wel transactiemail genoemd, zijn berichten die je organisatie automatisch naar een klant stuurt. Dit gebeurt na een aanvraag, handeling of andere gebeurtenissen. Je organisatie kan deze berichten digitaal en fysiek versturen. Welk kanaal je kiest is geheel afhankelijk van wat je als organisatie wil of wat de klant wenst.
Na een aankoop direct verstuurd. Via e-mail, sms of print.
Financiële documenten veilig bij de juiste ontvanger.
Elk kwartaal een overzicht. Fysiek of digitaal verstuurd.
Documenten traceerbaar bij de klant.
UPO’s nauwkeurig en traceerbaar verwerkt en verstuurd.
Al meer dan dertig jaar besteden organisaties hun transactionele communicatie uit aan Impress. Die ervaring zie je terug in onze infrastructuur, onze processen en onze partners.
Wij werken met de oplossingen van Quadient en Deployteq. Zo zorgen wij voor een veilige en betrouwbare verwerking én het hoogste niveau aan deliverability. Je kan er dus op vertrouwen dat jouw berichten aankomen.
Voor fysieke transactionele communicatie werken wij met de meest geavanceerde printers, couverteermachines en sealers. Zo zien al jouw brieven, facturen en polissen er strak uit en respecteren wij jouw huisstijl.
Wil je meer weten over de wereld van transactionele communicatie? Lees dan een van onze artikelen.
Transactionele communicatie is een bericht dat je verstuurt als reactie op een actie van de klant. Denk bijvoorbeeld aan een factuur, polis of bevestiging.
Marketingcommunicatie stuur je proactief om een klant te bereiken of te overtuigen. Het grote verschil: transactionele communicatie wordt verwacht door de ontvanger, marketingcommunicatie niet.
Sinds 2025 zijn organisaties wettelijk verplicht om digitale communicatie toegankelijk te maken voor iedereen, dus ook mensen met een beperking. Deze wet geldt ook voor transactionele communicatie, zoals facturen en polissen.
Pdf’s moeten bijvoorbeeld werken met schermlezers en formulieren moeten daarnaast met een toetsenbord te bedienen zijn. Wij helpen je hier graag bij. Zo voldoet jouw transactionele communicatie aan de wettelijke eisen.
DORA verplicht financiële organisaties om digitale weerbaarheid te garanderen, ook bij het uitwisselen van gevoelige informatie met leveranciers.
Dat betekent dat je moet kunnen aantonen dat documenten veilig verstuurd zijn en alleen bij de juiste ontvanger terecht zijn gekomen.
Voor fysieke post doe je dit via aangetekende verzending. Voor digitale document gebruik je Impress Digital Vault. Zo heb je bij beide kanalen bewijs van verzending, ontvangst én lezing.
Lees meer over de DORA-wetgeving. Meer informatie over DORA vind je ook op de website van De Nederlandsche Bank.
Omnichannel transactionele communicatie betekent dat je berichten verstuurt via meerdere kanalen tegelijk, afgestemd op de voorkeur van de ontvanger.
De ene klant ontvangt een factuur bijvoorbeeld liever per e-mail, de andere per brief. Bij omnichannel communicatie beheer je al die kanalen vanuit één platform. Zo heeft elke klant altijd een consistente ervaring, ongeacht het kanaal. Meer weten?
Lees hoe Customer Communications Management je daarbij helpt.
