Gepersonaliseerde documenten printen voor de (semi)-overheid

Het printen van gepersonaliseerde documenten dient snel, betrouwbaar en kosteneffici√ęnt te zijn. Maar dit moet niet ten koste van de veiligheid gaan, want de post die je verstuurt bevat privacygevoelige informatie of zelfs medische gegevens. Daarom investeren wij continu in de kwaliteit van onze dienstverlening. Daarnaast zijn wij¬†volledig gecertificeerd, minimaliseren wij onze ecologische voetafdruk en produceren wij met een zekerheid van 99 procent. Ben je benieuwd wat er allemaal kan?

Compliance officer icoon

Je maakt je compliance officer blij

Je brief moet altijd juist aankomen. Maar hoe voorkom je fouten en hoe zorg je ervoor dat iedereen volgens afspraak werkt? Dat lukt met ons platform. Jij bepaalt wie wat mag en wie wat controleert voordat wij gaan printen.

De oplossingen van Impress zijn veilig

Volledig veilig en gecertificeerd

Aan databeveiliging doen wij geen concessies. Dat betekent dat wij jouw data veilig opslaan en verwerken. Daarom zijn al onze processen gecertificeerd en worden deze continu onderworpen aan beveiligingschecks.

Print je jouw gepersonaliseerde documenten bij Impress en je behoudt de controle.

Hou de regie op wat jij produceert

Inzicht en grip op de productie is cruciaal. Daarom zorgen wij ervoor  dat je real-time weet hoeveel  gepersonaliseerde documenten wij  voor je gaan printen en geprint hebben. Hierdoor zie je dat wij echt altijd onze afspraken nakomen.

Een voorbeeld

De testresultaten zijn binnen

Het was een hele klus, maar de testresultaten van het grootschalige onderzoek staan klaar.

De volgende dag
De volgende dag

Data verzamelen

De NAW-gegevens van de pati√ęnten worden vervolgens aan de uitslagen gekoppeld. Hierdoor kunnen wij de uitslag als een gepersonaliseerd document cre√ęren, verwerken en versturen.

De volgende dag
De volgende dag

Data versturen

Het gaat hier om privacygevoelige informatie. Hierom stuurt het onderzoeksinstituut de data versleuteld en over een beveiligde verbinding naar de externe printstraat die bij Impress staat.

1 uur later
1 uur later

Nog wat aanpassen.

Ons printplatform zet het databestand om naar losse gepersonaliseerde documenten, zodat wij deze kunnen printen.

Voordat wij starten loopt een medewerker van het onderzoeksinstituut de brieven nog even door. Er staat een fout in de template van de brief, maar de medewerkers lost dit met een paar klikken zelf op. 

Dezelfde dag
Dezelfde dag

De productie start.

Alles staat goed, dus de gepersonaliseerde documenten gaan naar de printer. De brieven worden machinaal geprint, gesneden, gevouwen en gaan tenslotte in een envelop.

Bij één soort testuitslag hoort een bijlage. Deze stopt de machine automatisch bij de brief in de envelop. Onze workflows controleren elke stap. Hierdoor kunnen wij met 99 procent zekerheid garanderen dat de juiste brief in de juiste envelop belandt. 

De volgende dag
De volgende dag

Succes!

Het gepersonaliseerde document belandt op de deurmat. De cli√ęnt is nu op de hoogte van de uitslag van het onderzoek.

Mogen wij ook voor jouw instelling aan de slag?

Maak een afspraak

Gepersonaliseerde documenten printen alsof de printstraat bij jou in de kelder staat.

Bespaar structureel op de kosten.

Wij helpen je graag met het produceren en verzenden van je post.  Maar gepersonaliseerde documenten printen is kostbaar. Daarom kijken wij verder en onderzoeken graag welke processen wij kunnen digitaliseren en automatiseren. Zo maak je structureel minder kosten.

Print en digitaal fijn op één lijn.

Een geprint bericht maakt meer indruk, maar digitaal communiceren is de norm. Maar niet iedereen is digitaal te bereiken en soms moet je van de wet per post communiceren.  Daarom zorgen wij ervoor dat al je kanalen perfect op elkaar aansluiten en elk middel dezelfde boodschap overbrengt.

Wij produceren je post duurzaam.

De impact op ons milieu moet omlaag en wij zijn al flink op weg. Daarom printen wij jouw gepersonaliseerde documenten met aandacht voor het milieu en versturen wij CO2-neutraal. Wij zijn Ecovadis Gold gecertificeerd en wij behoren tot de top 5 procent van duurzaamste bedrijven ter wereld.

Je post lekker snel op de mat

Je cli√ęnt verwacht dat je snel communiceert en dat geldt ook voor de communicatie die je print. Maar hoe zorg je ervoor dat je deze wens consistent waar maakt?¬†Wij kennen deze uitdaging. Daarom houdt onze bedrijfsvoering daar rekening mee. Geef je voor 11:00 je opdracht vrij? Dan printen wij je gepersonaliseerde documenten op dezelfde dag.

De juiste post altijd in juiste envelop

Verstuur en verwerk je gevoelige informatie? Dan moet je bericht altijd goed aankomen. Maar hoe weet je zeker dat je samenwerkt met een partij die zijn zaakjes op order heeft? Dat bewijzen wij met onze certificaten. Onze processen worden continu gecontroleerd en getest. Hierdoor zijn deze voor een 99 procent waterdicht.

Volledig white label werken

Heb je nog een voorraad briefpapier en enveloppen? Maar dat eet toch onnodig van je budget. Daarom printen wij veel gepersonaliseerde documenten white label. Dat betekent dat wij naast de wisselende elementen, zoals het verzendadres, ook de vaste elementen op je document printen. Denk bijvoorbeeld aan je logo.

Veel gestelde vragen over het printen van gepersonaliseerde documenten.

Hoe hou ik bij wat ik verstuur?

De gepersonaliseerde documenten die wij voor jouw instelling printen en versturen zijn van groot belang. Zij zijn cruciaal. Maar hoe hou je zicht op wat je verstuurd? En weet je wel of je post goed geproduceerd wordt? Daarom krijg je bij ons toegang tot overzichtelijk dashboard, waarmee wij je van alles real-time op de hoogte houden

Je kan via dashboards het printen van je gepersonaliseerde documenten real-time in de gaten houden.

Wat hebben jullie van mijn IT'ers nodig?

De IT’ers hebben maar weinig tijd. Maar als ze altijd druk zijn, hoe kunnen wij toch werk voor je automatiseren en ingewikkelde workflows opbouwen? Omdat wij maar een minimale hoeveelheid tijd van jouw IT-afdeling nodig hebben.

Wil je ook jouw gepersonaliseerde documenten laten printen of digitaal versturen?

Wij vragen weinig tijd van jouw IT-afdeling.

Hoe snel kunnen jullie leveren?

Vaak kunnen wij binnen enkele weken als beginnen met het printen van je gepersonaliseerde documenten. Maar de uiteindelijke termijn kan altijd vari√ęren. Waarom is dat? Omdat dit afhankelijk is van de software waarmee wij moeten koppelen, bijvoorbeeld je ERP, archief of CRM.¬†

Wij helpen je binnen enkele weken al aan de gang te gaan.