Sanday en Impress werken sinds 2010 samen aan de griepmailing voor huisartsen, verstuurd via meer dan 750.000 persoonlijke uitnodigingen.
De Pro-Mailservice van Impress stelt huisartsen in staat om uitnodigingen gemakkelijk en foutloos zelf op te stellen.
Deze geautomatiseerde oplossing bespaart tijd, vermindert fouten en verlaagt kosten voor huisartsen.
Het online dashboard geeft huisartsen controle over hun uitnodigingen en vergemakkelijkt het productieproces.
De Pro-Mailservice zorgt voor tijdige en persoonlijke uitnodigingen voor patiënten, waardoor de zorgadministratie efficiënter wordt.
Sanday en Impress werken sinds 2010 samen aan de griepmailing voor huisartsen. Jaarlijks versturen huisartsen via Sanday meer dan 750.000 persoonlijke uitnodigingen voor de griep- en pneumokokkenvaccinatie. Impress verzorgt de productie en verzending van deze brieven.
Vroeger leverde elke huisarts zijn gegevens op een eigen manier aan. Daardoor kostte de verwerking bij Sanday veel tijd. Impress ontwikkelde daarom de Pro-Mailservice: een portaal waarmee huisartsen hun uitnodigingen zelf en foutloos opstellen, zodat het hele proces nu volledig gestandaardiseerd en geautomatiseerd verloopt.
Bedrijfsnaam
Sanday
Opgericht
1985
Locatie
Utrecht
Diensten
Automatisering voor huisartspraktijken en apothekers
De uitdaging: van losse aanlevering naar één workflow
Sanday is een belangrijke softwareleverancier voor de Nederlandse eerstelijnszorg. Het bedrijf ontlast huisartsen onder andere bij het versturen van uitnodigingen voor de griep- en pneumokokkenvaccinatie.
In de oude situatie leverde elke huisarts zelf de adressen, de inhoud van de brief en alle variabelen aan bij Sanday. Omdat iedere huisarts dit op zijn eigen manier deed, ontstond er bij Sanday een bewerkelijk proces. Adressen moesten worden opgeknipt en variabelen moesten handmatig worden gekoppeld.
Dit proces kostte zoveel tijd dat huisartsen hun informatie ver van tevoren moesten aanleveren. Tegelijkertijd groeide het aantal brieven jaarlijks. Er was dus behoefte aan een oplossing die het proces zowel standaardiseerde als versnelde.
Elke huisarts leverde gegevens op zijn eigen manier aan;
Sanday verwerkte adressen en variabelen grotendeels handmatig;
Huisartsen moesten hun informatie ruim van tevoren aanleveren;
Het jaarlijks groeiende volume maakte het proces steeds kwetsbaarder voor fouten.
De oplossing: Pro-Mailservice van Impress en Sanday
Impress ontwikkelde voor Sanday een nieuw portaal met dashboard, editor en wizard: de Pro-Mailservice. Hiermee stelt de huisarts de uitnodiging voortaan zelf op, in plaats van alle gegevens apart aan te leveren.
Een standaard template en een wizard helpen de huisarts op weg. Vervolgens vult de huisarts zelf de contactgegevens, het verstuurmoment, de gewenste vaccinatie en het tijdslot aan. Daarna verwerkt de gepersonaliseerde workflow automatisch alle informatie.
De Pro-Mailservice levert drie concrete voordelen op:
Tijdsbesparing: huisartsen zijn minder tijd kwijt aan het opstellen van uitnodigingen;
Foutloze verwerking: doordat het proces volledig geautomatiseerd is, komen er weinig menselijke handelingen meer aan te pas;
Kostenbesparing: huisartsen houden meer tijd over voor patiënten en Sanday verwerkt communicatie efficiënter.
Werking van de Pro-Mailservice
Het huisartsinformatiesysteem (HIS) selecteert eerst welke patiënten in aanmerking komen voor de griep- en/of pneumokokkenvaccinatie. Deze selectie is bijvoorbeeld afhankelijk van leeftijd en medicijngebruik. Dit werkt vergelijkbaar met transactionele communicatie, waarbij berichten automatisch worden gegenereerd op basis van klantdata.
Zodra de huisarts inlogt op het portaal, toont een eenvoudige wizard welke mailing verstuurd moet worden. Vanaf dat moment verloopt het proces in een vaste volgorde:
De huisarts logt in op het online portaal en start de wizard;
De software stelt automatisch de brief samen, met naam, adres, datum, tijdstip, locatie en eventueel een unieke barcode;
Optioneel voegt de workflow een bijlage toe, zoals de griepfolder van de Stichting Nationaal Programma Grieppreventie;
De brief wordt gecouverteerd in een envelop met venster;
Impress verstuurt de brief direct via PostNL;
Optioneel bundelt Impress de brieven en stuurt ze naar de praktijk, zodat de praktijk de uitnodiging zelf verder verspreidt.
Dashboard en verzending
Alle opdrachten vanuit de huisartspraktijken komen samen in één online dashboard. Hierdoor houdt de huisarts het productieproces actueel in de gaten en kan hij opdrachten indien nodig aanpassen.
Impress verstuurt de uitnodigingsbrieven in meerdere batches, van half september tot en met eind oktober. Alleen brieven die door de praktijk zijn ingepland en goedgekeurd, gaan mee in een batch. Is dat nog niet het geval? Dan schuift de brief automatisch door naar de volgende batch, zodat de uitnodiging voor de griepprik altijd tijdig en juist wordt verstuurd.
Samenwerking Impress en Sanday sinds 2010
Impress en Sanday werken sinds 2010 samen aan de griepmailing. Sanday ontlast de huisartsen volledig in de organisatie van de mailing, terwijl Impress op zijn beurt Sanday ontlast met de productie en distributie van de uitnodigingsbrieven.
Sanday heeft daarnaast een vast aanspreekpunt binnen Impress, die op de hoogte is van alle lopende opdrachten. Deze medewerker zorgt ervoor dat opdrachten conform afspraak en binnen de gestelde deadline worden verwerkt.
Omdat het om medische en persoonsgevoelige gegevens gaat, vormt een zorgvuldige beveiliging het fundament van de samenwerking. Impress werkt daarom volgens ISO 9001 en ISO 27001, en is ISAE 3402 Type 2 gecertificeerd. Ook is Impress EcoVadis Silver gecertificeerd, wat betekent dat het bedrijf tot de top 7% van alle wereldwijd beoordeelde bedrijven op duurzaamheid behoort. Deze certificeringen zijn een startpunt voor voortdurende verbetering, niet een eindpunt.
Impress staat voor hoge kwaliteit, waarborging van de beveiliging van gegevens. Daarnaast denken zij actief mee om de verwerking van gegevens verder te optimaliseren.
Han Doest – Projectleider bij Sanday
De resultaten: voor huisartsen, Sanday en patiënten
De Pro-Mailservice levert sinds de lancering tastbare resultaten op, voor drie verschillende groepen.
Voor huisartsen:
Minder tijd kwijt aan het opstellen en aanleveren van uitnodigingen;
Meer ruimte voor het leveren van zorg in plaats van administratie;
Actueel overzicht en controle via het online dashboard.
Voor Sanday:
Een schaalbaar proces, waardoor de jaarlijkse groei in huisartspraktijken opgevangen kan worden;
Minder fouten, omdat er weinig menselijke handelingen meer nodig zijn;
Eén vast aanspreekpunt bij Impress voor alle lopende opdrachten.
Voor patiënten:
Tijdige en persoonlijke uitnodiging voor de griep- en pneumokokkenvaccinatie;
Betrouwbare verzending via PostNL of via de eigen huisartspraktijk.
Ieder jaar kiezen meer huisartspraktijken ervoor om hun uitnodigingen via Sanday te versturen. Dankzij de Pro-Mailservice kan Sanday deze groei aan en blijft de huisarts ondertussen zo min mogelijk tijd kwijt aan administratie.
Benieuwd naar een ander voorbeeld? Lees ook hoe Impress een verzekeraar hielp hun communicatiebeheer te moderniseren.
Radboud is de marketingmanager van Impress en een ervaren online marketeer. Hij vindt het een uitdaging om ingewikkelde stof zo te 'vertalen' dat iedereen mee kan. Verder is hij groot fan van marketing automations en SEO.
