European Accessibility Act: de gevolgen voor je communicatie

Geschatte leestijd: 8 minuten

Op 28 juni 2025 wordt de European Accessibility Act (EAA) werkelijkheid voor bedrijven in de Europese Unie. Deze wet verplicht organisaties om hun communicatie, producten en diensten toegankelijk te maken voor iedereen. Oók voor mensen met een beperking.

Het is dus van groot belang dat organisaties kritisch naar hun klantcommunicatie gaan kijken. Doen bedrijven dit niet en voldoen ze hierdoor niet aan de richtlijnen? Dan kunnen zij vanaf 28 juni 2025 een boete krijgen. Het is dus de hoogste tijd om in actie te komen.

In dit artikel lees je wat de EAA is. Wij bespreken vervolgens voor wie deze Europese richtlijn geldt. Tenslotte geven wij tips om je klantcommunicatie toegankelijker te maken.

Wat is de European Accessibility Act?

De EAA bouwt verder op bestaande Europese en nationale wetgeving en verandert een hoop. De EAA verplicht namelijk de Europese lidstaten om toegankelijkheid wettelijk vast te leggen.

Er waren al eerder documenten die bedrijven hielpen met het toegankelijk maken van hun content. Denk bijvoorbeeld aan de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG).

Dit document is eerder door het World Wide Web Consortium (W3C) opgesteld. Het is een richtlijn die bedrijven vrijwillig kunnen volgen, zodat hun digitale content voor iedereen toegankelijk is. Ook voor de miljoenen mensen met een beperking. Het toegankelijk maken van de klantcommunicatie wordt door de EAA dus niet langer vrijblijvend.

In Nederland was er al het ‘Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid‘. Echter gold deze wet alleen voor de diensten van de overheid. De EAA breidt deze wetgeving uit, waardoor ook commerciële organisaties aan hun toegankelijkheid moeten gaan werken.

Samengevat gaat de EAA gelden voor allerlei fysieke en digitale producten en diensten, waaronder:

• Websites en e-commerce
• Marketinge-mails en transactionele e-mails
• Mijn-omgevingen
• Pdf-bestanden in je klantarchief
• Telecom-gerelateerde informatie
• Financiële diensten, zoals online bankieren

Wat zijn de uitzonderingen op de European Accessibility Act?

Moet je organisatie aan de European Accessibility Act voldoen? Dan is dit een flink project. Er zijn daarom uitzonderingen. De regels gelden niet voor:

• Bedrijven met een jaaromzet onder de 2 miljoen euro;
• Organisaties met minder dan 10 werknemers;
• Situaties waarbij het volgen van de EAA moeilijk wordt, bijvoorbeeld als het leidt tot ‘onevenredige last’;
• Fysieke of digitale diensten en producten die fundamenteel aangepast moeten worden.

Vier pijlers voor toegankelijke klantcommunicatie

De European Accessibility Act is gebaseerd op vier pijlers. Deze punten vormen de basis van toegankelijke klantcommunicatie.

1. Waarneembaar

Ten eerste is het belangrijk dat iedereen jouw bericht moet kunnen waarnemen. Ook als de ontvanger een beperking heeft. Dit doe je bijvoorbeeld door:

• Alternatieve teksten bij afbeeldingen te plaatsen. Zo kunnen schermlezer afbeeldingen ‘voorlezen’;
• Ondertiteling gebruik bij video’s. Zo weten mensen die doof of slechthorend zijn ook wat er gezegd wordt;
• Voldoende kleurcontrast in e-mail, brieven en pdf’s te gebruiken. Hierdoor kunnen personen met een visuele beperking de inhoud van je communicatie ook goed lezen;
• Het aanbieden van de optie om de lettergrootte van teksten aan te kunnen passen.

2. Bedienbaar

Je klantcommunicatie moet daarnaast door iedereen te bedienen zijn. Het mag niet uitmaken hoe zij interactie hebben met je content. Dit houdt in dat:

• Iemand formulieren volledig met een toetsenbord moeten kunnen bedienen;
• Knoppen en links groot genoeg moeten zijn om gemakkelijk aan te kunnen klikken;
• Tijdslimieten flexibel moeten zijn;
• Navigatie-elementen van je website, mijn-omgeving of oplossing overal hetzelfde moeten zijn.

3. Begrijpelijk

De klantcommunicatie moet voor iedereen te begrijpen zijn. Dit betekent dat:

• Je in je e-mails, brieven en Whatsapp-berichten duidelijke en eenvoudige taal gebruikt;
• Er consistente navigatie in je mijn-omgeving en op je website wordt aangeboden;
• Formulieren duidelijke instructies en foutmeldingen moet hebben;
• Teksten een logische structuur hebben, bijvoorbeeld met koppen en alinea’s.

4. Robuust

Tot slot moet je klantcommunicatie robuust zijn. Dat betekent dat deze toegankelijk blijft, ongeacht de technologie die mensen gebruiken. Dit betekent:

• Dat deze werkt met verschillende browsers en apparaten;
• Correcte HTML-code en tagging die goed werkt met hulptechnologieën;
• Dat je berichten ook na software-updates te bereiken zijn.

Praktische tips om zelf je klantcommunicatie toegankelijk te maken

Nu je begrijpt wat de European Accessibility Act inhoudt, is het tijd om concrete actie te ondernemen.

Zie je door de bomen het bos niet meer? Laat ons dan naar de klantcommunicatie kijken. Met onze slimme oplossingen brengen wij de pijnpunten in kaart. Vervolgens lossen wij deze stap voor stap voor je op.

Wil je liever zelf aan de gang? Hier zijn wat praktische tips:

1. Inventariseer hoe toegankelijk je communicatie is

Begin met een inventarisatie van de middelen die je voor je communicatie gebruikt. Controleer bijvoorbeeld je e-mails, brieven en mijn-omgeving. Kijk goed of hier geen problemen zijn met de toegankelijkheid:

• Gebruik tools voor automatische controles;
• Test je middelen met verschillende screenreaders;
• Controleer kleurcontrasten;
• Vraag feedback aan gebruikers met verschillende beperkingen.

2. Maak visuele content toegankelijk

Visuele elementen zijn normaal niet voor iedereen waarneembaar:

• Voeg alternatieve teksten toe aan alle afbeeldingen die informatie overbrengen;
• Beschrijf wat er op de afbeelding staat én wat de functie ervan is;
• Gebruik niet alleen kleur om informatie over te brengen, zet ook tekst in;
• Zorg voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond.

3. Maak je teksten voor iedereen te begrijpen

De inhoud van je klantcommunicatie moet voor iedereen te begrijpen zijn:

• Schrijf in heldere en eenvoudige taal (B1-niveau);
• Vermijd vaktaal en moeilijke zinsopbouw;
• Gebruik een logische structuur en zet duidelijke koppen in;
• Bied belangrijke informatie aan in lijstjes of gebruik korte alinea’s;
• Leg afkortingen uit als je ze voor het eerst gebruikt.

4. Zorg voor toegankelijke formulieren

Veel klantcommunicatie vraagt de ontvanger iets te gaan doen, bijvoorbeeld dat deze een formulier invult:

• Geef alle velden een duidelijk label;
• Geef meldingen een duidelijke omschrijving en geef aan hoe fouten opgelost kunnen worden;
• Vermijd tijdslimieten of zorg ervoor dat de gebruiker deze kan verlengen;
• Test je formulieren met verschillende hulptechnologieën.

5. Maak een toegankelijkheidsverklaring

Het is belangrijk dat je helder bent over toegankelijkheid:

• Plaats een verklaring over toegankelijkheid op je website en in je mijn-omgeving;
• Beschrijf welke richtlijnen je volgt;
• Geef aan welke delen mogelijk nog niet volledig toegankelijk zijn;
• Bied een manier aan waarop gebruikers problemen kunnen melden;
• Werk de verklaring regelmatig bij.

Maak je klantcommunicatie klaar voor de toekomst

De European Accessibility Act is meer dan een wettelijke verplichting. Het is een kans om je klantcommunicatie voor iedereen te verbeteren.

Maak dus toegankelijkheid een vast onderdeel van je communicatiestrategie. Dan zorg je er niet alleen voor dat je volgens de wet werkt. Jouw organisatie versterkt dan ook de relatie met de klant.

Toegankelijke communicatie heeft talloze voordelen:

• Je bereikt een breder publiek, inclusief de ongeveer 2 miljoen Nederlanders met een beperking;
• De gebruikerservaring van al je klanten wordt beter;
• Je vermijdt mogelijke boetes en juridische problemen na juni 2025;
• Het versterkt het imago van je organisatie als een inclusieve instelling.

Begin vandaag nog met het toegankelijk maken van je klantcommunicatie. Wacht dus niet tot 28 juni 2025. Hoe eerder je start, des te meer tijd je hebt om aanpassingen door te voeren.

Uiteindelijk gaat toegankelijke communicatie niet alleen over het volgen van regels. Het gaat er ten eerst om dat je bedrijf laat zien dat deze een toegankelijke organisatie is. Eentje die er voor alle klanten wil zijn. Iemands mogelijkheden of beperkingen mogen niets uitmaken.

Neem nu de eerste stap. Vraag ons om naar de toegankelijkheid van je klantcommunicatie te kijken of ga zelf aan de slag. Heb je nog vragen over de European Accessibility Act? Neem dan ook contact met ons op. Of boek een gratis consult.