Wat is pdf accessibility en hoe ga je aan de slag?

Geschatte leestijd: 8 minuten

Wat is pdf accessibility en waarom wordt dit onderwerp steeds belangrijker voor bedrijven? Ontoegankelijke pdf-documenten vormen een grote barrière voor mensen met een beperking. Dit is een groot probleem in een wereld waar informatie toegankelijk moet zijn voor iedereen.

Stel je voor dat je klanten je belangrijke facturen, polissen of contracten niet kunnen lezen. En dat kunnen ze niet, omdat deze documenten niet werken met hulptechnologieën, zoals screen readers. Helaas is dit de realiteit voor miljoenen mensen die van deze hulpmiddelen afhankelijk zijn.

Pdf accessibility, oftewel pdf toegankelijkheid, gaat over het maken van digitale documenten die iedereen kan gebruiken. Iemands fysieke beperkingen mogen hierbij dus niet uitmaken.

Het toegankelijk maken van je pdf-documenten is niet langer vrijblijvend. Het is een vereiste. Dat komt onder andere door de groeiende aandacht voor digitale inclusie en wetgeving. Denk bijvoorbeeld aan de Europese Toegankelijkheidswet. In dit artikel ontdek je alles over wat pdf accessibility inhoudt. Vervolgens bekijken wij de verschillende standaarden. Ten slotte bespreken wij hoe je een bestaand documentenarchief toegankelijk kan maken.

Waarom pdf accessibility cruciaal is voor je bedrijf

Wat is pdf toegankelijkheid precies? Waarom zou je er als organisatie aan moeten beginnen?

Pdf toegankelijkheid betekent dat je digitale documenten zo zijn opgemaakt dat iedereen ze kan begrijpen en gebruiken. Dat geldt dus ook voor de mensen met visuele, auditieve, motorische of cognitieve beperkingen. Toegankelijkheid gaat dus verder dan alleen compliance – het gaat ook over service en ethiek.

De cijfers spreken voor zich. Volgens de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) heeft maar liefst zestien procent van de wereldbevolking een beperking – een enorme doelgroep.

Kan deze doelgroep je pdf-documenten niet gebruiken? Dan sluit je dus letterlijk mensen uit van belangrijke communicatie vanuit je bedrijf.

Denk hierbij aan:

1. Facturen en overzichten van betalingen
2. Polissen en claimformulieren
3. Contracten en juridische documenten
4. Informatie over producten en handleidingen
5. Financiële overzichten en rapportages

Het negeren van digital accessibility kan je bedrijf duur komen te staan. Je loopt niet alleen het risico op rechtszaken en boetes. Nee. Je verliest ook potentiële klanten en je beschadigt mogelijk je merk. Bedrijven die zich wel inzetten voor toegankelijkheid, ervaren juist positieve effecten.

Bijvoorbeeld:

• Meer tevreden klanten
• Betere SEO-resultaten
• Een voorsprong op concurrenten

Hoe maak je een pdf toegankelijk? De pdf/ua standaard uitgelegd

Hoe maak je een pdf toegankelijk en welke technische eisen zijn er? Het antwoord ligt in de pdf/ua standaard (Portable Document Format/Universal Accessibility). Dit is een ISO 14289-1 standaard. Deze standaard is ontwikkeld om pdf-documenten voor iedereen toegankelijk te maken.

In de pdf/ua standard staat waar een pdf-document aan moet voldoen. Accessible documents communiceren met:

• Schermlezers
• Spraak-naar-tekst software
• Adaptieve toetsenborden
• Oogvolgsystemen
• En andere hulpsystemen

Het hart van pdf/ua bestaat uit metadata-tags. Deze labels worden aan een document toegevoegd. Hierdoor begrijpen hulptechnologieën de inhoud en kunnen zij deze vervolgens voor iedereen juist weergeven.

De belangrijkste elementen van pdf/ua compliance zijn:

1. Gestructureerde metadata: Tags die de structuur en leesvolgorde van content bepalen;
2. Alternatieve tekst (alt-tag): Beschrijvingen voor afbeeldingen, grafieken en andere visuele elementen;
3. Logische leesvolgende: Content die in een logische volgorde wordt gepresenteerd;
4. Kleurcontrast: Voldoende contrast tussen tekst en achtergrond;
5. Navigatie-elementen: Bladwijzers, koppen en inhoudsopgaves voor eenvoudige navigatie.

Pdf/ua sluit naadloos aan bij andere normen voor toegankelijkheid.

Denk bijvoorbeeld aan:

1. Americans with Disabilities Act (ADA)
2. Section 508
3. Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0.

Voldoen je documenten aan pdf/ua? Dan voldoen ze ook aan deze andere standaarden, wat compliance eenvoudiger maakt.

Bestaande pdf’s toegankelijk maken: praktische oplossingen

Het grootste probleem voor veel organisaties is niet het maken van nieuwe toegankelijke pdf’s. De grootste uitdaging is de bestaande pdf’s toegankelijk maken.

Je organisatie heeft vaak al miljoenen ontoegankelijke documenten zonder tags gecreëerd. Al deze documenten handmatig omzetten is tijdrovend en kostbaar. Gelukkig bestaan er oplossingen die dit proces flink versnellen.

Handmatige pdf-remediëring vraagt uitgebreid onderzoek, scripting en testen. Vervolgens doe je dit voor elk document. Dit is veel werk. Een ervaren specialist kan hierdoor een beperkte hoeveelheid pagina’s per dag verwerken.

Een geheel archief met documenten verwerken kost dan dus jaren. Voor organisaties met honderdduizenden of miljoenen documenten is dit simpelweg niet haalbaar.

Geautomatiseerde oplossingen daarentegen kunnen dit proces verbeteren door:

1. Intelligente content-analyse: Automatisch herkennen van paragrafen, tabellen, koppen en andere elementen in je document;
2. Automatisch labellen: Toewijzing van juiste metadata-tags gebaseerd op de analyse van de inhoud;
3. Batch-verwerking: Verwerking van duizenden documenten tegelijkertijd;
4. Template-creatie: Herbruikbare regels voor het consistent labelen;
5. Kwaliteitscontrole: Automatisch controleren van pdf/ua compliance.

Moderne technologieën, zoals Inspire Adapt van Quadient, kunnen 100.000 pdf-pagina’s per uur omzetten. Dit gaat dus veel sneller dan handmatig aanpassen. En ondanks de hogere snelheid, gebeurt het omzetten nog steeds nauwkeurig. Zo kan je dus zelfs het grootste archief binnen enkele maanden toegankelijk maken – niet in jaren.

De voordelen van geautomatiseerde pdf-opschoning zijn onder andere:

1. Kostenbesparing: Flink minder dan handmatig aanpassen;
2. Snelheid: Razendsnelle verwerking van grote hoeveelheden documenten;
3. Consistentie: Gelijke labels in je hele archief;
4. Schaalbaarheid: Mogelijkheid om miljoenen documenten te verwerken;
5. Compliance: Gegarandeerde naleving van de pdf/ua standaarden.

Transformeer je processen met geautomatiseerde toegankelijkheid

Slim automatiseren en naadloos integreren is de toekomst van het toegankelijke maken van documenten. Inspire Adapt biedt niet alleen het omzetten van je bestaande documenten in batches. Je kan ook elk individueel documenten on-demand omzetten naar een pdf/ua output. Inspire Adapt gaat dan dus alleen aan de slag wanneer de vraag er is.

Importeer documenten in verschillende bestandsformaten en Inspire Adapt zet deze om, geheel volgens jouw wens.

De oplossing ondersteunt onder ander:

• Pdf
• AFPDS
• AFP
• Linedata
• Xerox LCDS/Metacode

Inspire Adapt is dus zeer flexibel. Hierdoor kan je gewoon werken met documenten uit verschillende systemen en van verschillende leveranciers. De oplossing zorgt vervolgens voor een consistente en toegankelijke output.

Er zijn slimme functies zoals:

1. Inhoud analyse: Belangrijke elementen, zoals paragrafen, tabellen, koppen, URL’s en andere objecten worden automatisch herkend. Vervolgens voegt het systeem metadata toe.
2. Automatische tagging: Al deze elementen worden ook door het systeem gelabeld, zoals kop en paragraaf. Geheel volgens de standaard rollen en instellingen.
3. Maatwerk tagging: Deze standaard objecten en instellingen kan je helemaal naar wens aanpassen. Je doet dit eenvoudig via een stukje software. De aanpassingen kan je eerst controleren voordat er definitieve output wordt gegenereerd.
4. Sjablonen: De instellingen voor het taggen en alle bijhorende regels kan je opslaan als een sjabloon. Hierdoor kan je grote hoeveelheden documenten via een geautomatiseerd proces gaan remediëren.
5. Aanpassen bestaande pdf/ua bestanden: Pas moeiteloos tags van bestaande pdf/ua bestanden aan. Zo bouw je een labelstructuur op die je eenvoudig zelf kan onderhouden en bij kan werken.

Tot slot

Verstuurt je organisatie veel transactionele documenten, zoals facturen, overzichten en polissen? Dan kan je dankzij automatisering toegankelijkheid integreren in je processen. Zo krijgt elke klant, ongeacht de mogelijkheden, dezelfde ervaring.

Hierdoor werk je niet alleen volgens de huidige en toekomstige wetgeving. Je verbetert daarnaast ook de klantervaring.

Toegankelijke documenten laden bijvoorbeeld sneller. Ze zijn daarnaast ook beter vindbaar door zoekmachines. Ten slotte zorgen toegankelijke documenten ook voor een professionele uitstraling, waardoor men je merk meer vertrouwt.

Nu is het moment om te investeren in een oplossing die klaar is voor de toekomst. Een investering in toegankelijke pdf’s is meer dan een maatregel puur en alleen voor compliance. Het is een investering in de betrokkenheid van je klant, merkwaarde en maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Zorg je ervoor dat al je klanten een gelijkwaardige toegang hebben tot je documenten? Dan toon je als organisatie leiderschap in digitale inclusie. Zo bouw je aan een duurzame basis voor toekomstige groei in een steeds diverser wordende markt.

Wil je meer weten hoe je de toegankelijkheid van je documenten moet aanpakken? Neem contact met ons op of boek een gratis online consult.