Selecteer een pagina

Zorgverzekeraar Menzis besloot de productie van documenten te gaan outsourcen en koos na een intensief uitbestedingstraject voor Impress als strategische partner. De key drivers voor Menzis hiervoor waren de zekerheid en continuïteit voor op de korte termijn en het innovatieve en strategische partnership voor de toekomst.

Case details

Klant
Menzis

Jaar
2015

Services
Campagne Manegement, Marketing Logistics

‘Onze key drivers voor het uitbesteden van documentproductie waren zekerheid, continuïteit, procesoptimalisatie en kostenbesparingen.

Paul Jonker
Manager in- & outputmanagement, Menzis.

DE UITDAGING

Menzis had op haar locatie in Wageningen een centrale printafdeling voor de productie en verwerking van documenten. Voor de verdere optimalisatie van het proces en de geleidelijke transitie naar digitaal, waren zij op zoek naar een strategische partner op het gebied van documentverwerking. Belangrijke voorwaarden hierbij waren de controle op de documentstromen vanuit Menzis en de waarborging van de kwaliteit van dienstverlening (ook tijdens overgang).

DE OPLOSSING

Zorgverzekeraar Menzis besloot de productie van documenten te gaan outsourcen en koos na een intensief uitbestedingstraject voor Impress als strategische partner. De key drivers voor Menzis hiervoor waren de zekerheid en continuïteit voor op de korte termijn en het innovatieve en strategische partnership voor de toekomst. Menzis en Impress werkten actief samen om de implementatie- en transactiefase zo soepel mogelijk te laten verlopen, zodat de kwaliteit van de output hier niet onder geleden heeft. Inmiddels wordt alle directmail en transactionele mail via Impress verwerkt.

TECHNIEKEN

Automated Document Factory (ADF) waarbij iedere print en mailpack in het productieproces gevolgd worden. Hierbij kan voor ieder mailpack worden gegarandeerd (en bewezen) dat deze ter post is aangeboden. Ook zorgt dit voor closed loop verwerking, doordat mailpacks bij uitval bij het printen of couverteren opnieuw geproduceerd worden.
White Paper Factory (WPF) zorgt ervoor dat er geen gebruik meer gemaakt wordt van voorbedrukte materialen. Alles wat voorheen drukwerk was, wordt nu op blanco papier geprint. Hiermee worden aanzienlijke kosten bespaard op voorraadbeheer en blijven overbodig briefpapier en enveloppen niet meer liggen.
Via een online dashboard heeft Menzis continu inzage in en controle op de productie. Hiermee kan men op het laatste moment nog wijzigen in opdrachten doorvoeren en bepalen wanneer deze ter post worden aangeboden. Ook geeft het dashboard inzage in de geleverde dienstverlening op basis van SLA.

RESULTAAT

Opdrachten worden via een geautomatiseerd proces binnengehaald, gecontroleerd en klaargezet voor productie. Binnen een dag worden deze verwerkt en ter post aangeboden. Op jaarbasis gaat het hierbij om 25 miljoen prints en 13 miljoen mailpacks, waarbij Impress de capaciteit voor Menzis aan het einde van het jaar opschaald wanneer de nieuwe zorgpolissen bekend gemaakt moeten worden.

Door: Emiel de Jager

Emiel is marketingmanager bij Impress. Hij schrijft over leadgeneratie, online marketing, social media en kan als growthhacker uren lang in Analytics kijken.